PROFESI-UNM.COM – Terjadi perubahan luar biasa pada kehidupan bermasyarakat akibat penerapan berbagai temuan teknologi. Perkembangan teknologi kedepan yang semakin pesat akan mengubah pola hidup manusia. Chris Stephenson dalam (Reza, 2017) menggambarkan lima fase perubahan teknologi ke depan ditandai dengan angka tahun yang saling overlap. Fase perubahan tersebut adalah fase surfacing, organizing, extracting, anticipating, dan elevating. Fase surfacing (1950-1995) ditandai dengan mulai digunakan komputer yang terkoneksi ke internet untuk mendapatkan informasi. Fase kedua disebut organizing (1990-2015), dimana para pengguna teknologi mengorganisasi informasi dari internet yang diakses secara global dan memiliki nilai tambah secara universal. Fase ketika disebut extracting (2010-2025), ditandai dengan pemanfaatan sistem operasi dan mesin pencari, smart device, Internet of Things, Artificial Intelligence, dan Virtual Assistant sehingga konektivitas menjadi semakin cepat ke seluruh dunia. Fase keempat disebut anticipating (2020-2035), adalah fase dimana sistem dengan kecerdasan buatan mampu belajar lebih dalam (deep learning) yang mampu memahami keinginan manusia. Fase kelima disebut elevating (2030-2050), diwarnai dengan pemanfaatan perangkat dengan kecerdasan buatan yang dapat mengubah cara orang dalam berinteraksi.
Perkembangan teknologi berdampak pada pekerjaan bidang administrasi perkantoran. Bidang administrasi perkantoran merupakan bagian dari kehidupan masyarakat. Perubahan signifikan terjadi pada bidang administrasi perkantoran sebagai dampak dari kemajuan teknologi. Dampak dari penerapan sistem kerja baru berbasis teknologi digital menyebabkan peningkatan efisiensi pekerjaan administrasi perkantoran. Namun terjadi permasalahan terkait dengan pola kerjasama dan tuntutan kompetensi yang harus dimiliki oleh pekerja kantor. Suka atau tidak suka, perubahan itu harus diterima dan dilakukan, jika tidak dilakukan, organisasi tidak akan mampu survive bahkan pada titik tertentu akan mengalami kegagalan dalam mencapai visi dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, kantor perlu secara berkelanjutan menyesuaikan dan menggunakan teknologi yang terus mengalami evolusi bahkan revolusi.
Salah satu akibat perkembangan teknologi adalah semakin banyak pekerjaan mengalami perubahan bahkan ‘hilang’ tergantikan oleh teknologi. Saat ini sejumlah pekerjaan sudah tergantikan mesin, tidak lagi mengandalkan manusia. Sangat besar kemungkinan pekerjaan administrasi perkantoran dan pelayanan publik juga akan tergantikan oleh mesin komputer. Pelayanan pada masyarakat berbasis digital yang adaptif pada perubahan pemanfaatan teknologi informasi membuat pelayanan menjadi semakin baik.(Layanan digitalisasi/e-office juga akan sangat berdampak baik pada birokrasi itu sendiri maupun pada masyarakat antara lain: 1) Meningkatkan pengetahuan aparat birokrat atau masyarakat terkait teknologi informasi yang canggih; 2) Efektif dan efisiensi anggaran dan layanan; 3) Keterbukaan informasi; 4) Ikut memberantas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; 5) Efisiensi waktu kerja; 6) Penyimpanan dan penemuan kembali data yang diperlukan akan lebih cepat, tanpa membuka lemari dokumen sehingga memerlukan waktu lama. Efek perkembangan teknologi juga merubah fungsi handphone menjadi smartphone. Pemanfaatan smartphone menjadi sangat penting sebagai media informasi, komunikasi, dan penunjang pekerjaan.
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
Ruang kerja perkantoran saat ini sudah mengalami perubahan signifikan. Saat ini orang cenderungmenerapkan tata ruang yang lebih fleksibel, terbuka, dan menyenangkan. Tata ruang tersebut dianggap efektif untuk pekerjaan kantor dan orang yang membutuhkan layanan kantor. Ruang kantor yang terbuka dan menyenangkan menjadi salah satu solusi hidup sehat. ada dua alternatif tindakan yang dapat diambil. Pertama, menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan yang sudah terjadi. Kedua, mengantisipasi perubahan masa mendatang dan segera menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan guna mengantisipasi kondisi mendatang.
Pengelolaan kantor modern juga dihadapkan pada persoalan serupa. Tuntutan untuk dapat mengelola dengan baik dan efisien merupakan sesuatu yang tidak bisa dihindari. Salah satu ciri perkantoran modern adalah memiliki sumber daya manusia profesional dalam menjalankan tugas, memiliki kedisiplinan tinggi, dan dapat bersikap dan berpikir menyesuaikan dengan tuntutan zaman. Kantor modern melakukan optimalisasi biaya, menerapkan pengelolaan yang efektif, efisien, demokratis, produktif, dan berkeadilan. Pengelola perusahaan harus memiliki sejumlah karakteristik berikut: 1) semangat berprestasi mencapai target kerja;2) teliti dan memiliki perhatian besar terhadap tugas kerja; 3) proaktif; 4) memiliki rasa ingin tahu tinggi;5) berempati terhadap orang lain; 6) berorientasi kepada pelanggan; 7) kemampuan komunikatif yang diplomatis dan persuasive.
Di samping itu, semua pelaku pekerjaan kantor harus melek teknologi khususnya teknologi digital. Seorang sekretaris misalnya, harus memiliki karakteristik sebagaimana disebutkan di atas, harus menguasai keterampilan melaksanakan aktivitas kantor modern yang sebagian besar dikerjakan menggunakan komputer, internet, dan teknologi digital. Sekretaris adalah asisten eksekutif dan dilatih untuk mengetik dan melakukan banyak tugas kantor. Perubahan masyarakat dari satu kondisi ke kondisi yang semakin maju tersebut membawa berbagai konsekuensi (termasuk dalam berorganisasi). Terjadi perubahan jenis dan kualitas pekerjaan serta kompetensi yang harus dikuasai oleh pengelola dan pelaku pekerjaan pada setiap tahapan perkembangan masyarakat. Pada kantor-kantor modern bahkan sudah jarang dijumpai pekerjaan yang berbasis kertas (paperless).
Pengelola bidang administrasi perkantoran dituntut menguasai sejumlah kompetensi. Sejumlah kemampuan yang harus dikuasai oleh pengelola dan pelaku bidang administrasi perkantoran yang mencakup pengoperasian komputer khususnya microsoft office, komunikasi, kemandirian, pengelolaan database, perencanaan sumber daya organisasi, pengelolaan media sosial, dan fokus yang kuat pada pencapaian tujuan organisasi (Half, 2019). Sebagaimana dikemukakan di atas, seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, kedepan pekerjaan kantor dipastikan akan semakin didominasi oleh pekerjaan yang berbasis komputer dan internet. Kondisi seperti itu menuntut tersedianya SDM yang benar-benar memahami teknologi digital. Di samping itu, pengelola pekerjaan kantor juga dituntut memiliki kemampuan berorganisasi dan berinteraksi dengan orang lain secara lebih baik. Dikelompokkan secara garis besar, SDM bidang administrasi perkantoran dituntut memenuhi empat persyaratan berikut: 1) kualifikasi pendidikan, 2) kompetensi atau penguasaan bidang administrasi perkantoran (hard skills), 3) kemampuan mengelola diri sendiri dan berinteraksi dengan orang lain secara baik (soft skills), dan 4) penguasaan teknologi digital.
Kualifikasi kompetensi diperlukan sebagai dasar pengetahuan melaksanakan aktivitas perkantoran dengan baik dan efisien. SDM bidang administrasi perkantoran dituntut sekurang-kurangnya memiliki ijazah program vokasi Diploma 3 bidang Administrasi Perkantoran. Sejumlah organisasi saat ini bahkan sudah mewajibkan karyawannya berpendidikan minimal Diploma 4 atau sarjana terapan, atau sarjana S1 bidang yang serumpun dengan Administrasi Perkantoran. Tuntutan kualifikasi ini sangat wajar karena pekerjaan kantor adalah profesi yang memerlukan persiapan khusus dalam bentuk pendidikan yang cukup lama. Setiap pengelola pekerjaan perkantoran harus memiliki dasar-dasar kemampuan akademis yang memadai dan wawasan keprofesian yang kuat. Kualifikasi pendidikan setara sarjana, SDM bidang administrasi perkantoran berpeluang mengembangkan profesinya secara optimal sehingga layanan yang diberikan kepada pengguna juga semakin berkualitas.
Pelaksanaan aktivitas bidang administrasi perkantoran secara efisien menuntut keahlian khusus yang disebut hard skill. Kompetensi yang tergolong hard skills adalah kemampuan dan penguasaan materi bidang perkantoran yang didapatkan melalui pendidikan formal (sekolah) maupun pendidikan non-formal (diklat, kursus, workshop, dan sejenisnya). Kemampuan yang diperoleh dari berbagai lembaga pendidikan seperti itu barulah merupakan kemampuan dasar yang masih harus dikembangkan lebih lanjut secara terus menerus dan berkelanjutan melalui berbagai forum dan media yang ada. Pengembangan profesi berkelanjutan ini penting karena faktanya teknologi informasi dan komunikasi senantiasa berubah dan berkembang dari waktu ke waktu sehingga setiap saat aktivitas perkantoran pun mengalami perubahan dan harus selalu disesuaikan.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor ialah dengan mengemas ke dalam bentuk sistem on line berbasis digital. Hampir semua pekerjaan kantor dapat diarahkan ke sana, mulai dari pekerjaan kearsipan, administrasi keuangan, administrasi kepegawaian, administrasi sarana prasarana, administrasi persuratan, dan lain-lain. Aplikasi berbagai sistem informasi seperti itu akan memudahkan pengerjaaan, mempercepat layanan yang diberikan, meningkatkan keakuratan informasi yang disajikan, dan menghemat biaya yang dikeluarkan. Itulah sebabnya pengelola pekerjaan kantor juga harus memiliki kompetensi yang terkait dengan teknologi digital dan internet guna mendukung keberhasilan aktivitas yang menjadi tanggungjawabnya.
Pengelolaan bidang administrasi perkantoran secara profesional akan memungkinkan pimpinan organisasi mendapatkan data yang tepat, akurat, dan cepat, sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Keputusan yang tepat bukan saja diperlukan dalam rangka mempertahankan kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga dalam rangka mengembangkan organisasi sesuai perkembangan masyarakat, teknologi, dan tuntutan pelanggan yang selalu berubah dari waktu ke waktu. Pentingnya peran informasi di era digital ini menyebabkan orang sering menyebut kondisi seperti sekarang ini sebagai era informasi. Berangkat dari kenyataan seperti itu maka setiap organisasi harus memposisikan bidang administrasi perkantoran secara proporsional. Pengelola bidang administrasi perkantoran dituntut memiliki kemampuan bukan saja bidang administrasi perkantoran tetapi juga kemampuan digital dan kemauan untuk selalu meningkatkan kompetensinya tersebut secara terus-menerus berkesinambungan. Di samping itu, setiap pelaku bidang administrasi perkantoran juga harus memiliki kompetensi soft skills berupa kemampuanbekerjasama, kreativitas, dan berinovasi dalam melaksanakan tugasnya.
*Penulis adalah Nurmala Sari, Prodi Ilmu Administrasi Publik, Pascasarjana Universitas Negeri Makassar
