Buku dasar-dasar manajemen, (Foto: Mujahidah).

PROFESI-UNM.COM – Salah satu fungsi dari manajemen yaitu perencanaan (planning). Manajer yang hebat perlu belajar bagaimana membuat rencana dan kemudian melaksanakannya.

Perencanaan merupakan sebagai salah satu fungsi manajemen utama karena perencanaan menetapkan dasar untuk semua hal yang dilakukan oleh seorang manajer ketika mereka menjalankan fungsinya dalam mengatur, memimpin, dan mengendalikan organisasi.

Perencanaan mencakup proses penentuan tujuan/sasaran organisasi, menetapkan strategi yang komprehensif untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan hierarki rencana yang menyeluruh untuk mengintregasikan dan mengoordinasikan seluruh kegiatan organisasi. Ini berkaitan dengan tujuan apa yang harus dilakukan serta dengan sarana (bagaimana cara melakukannya).

Perencanaan berarti mendefinisikan tujuan spesifik yang mencakup periode waktu tertentu, menuliskan tujuan-tujuan ini dan membuatnya tersedia bagi anggota organisasi, serta menggunakan tujuan-tujuan ini untuk mengembangkan rencana khusus yang secara jelas menentukan jalan yang akan diambil oleh organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan.

Ada empat alasan kenapa manajer harus melakukan perencanaan, yaitu:

  1. Perencanaan menerapkan upaya “terkoordinasi”. Ini memberikan arahan kepada manajer dan karyawan nonmanajerial. Ketika semua anggota organisasi memahami kemana organisasi akan berjalan, apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan maka mereka dapat memulai mengoordinasikan kegiatan-kegiatan sehingga mendorong kerja sama tim dan kelompok.
  2. Perencanaan “mengurangi ketidakpastian”. Hal ini akan memaksa para manajer untuk dapat memprediksi dan melihat ke depan, mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dan mempertimbangkan dampaknya serta mengembangkan respons yang cepat dan tepat.
  3. Perencanaan “mengurangi aktivitas yang tumpang tindih dan boros”. Mengoordinasikan upaya dan tanggung jawab sebelum faktanya kemungkinan akan mengungkap pemborosan dan redundasi. Selanjutnya, ketika sarana dan tujuan jelas, inefisiensi menjadi jelas.
  4. Perencanaan “menetapkan tujuan atau standar yang dapat melibatkan fungsi pengendalian”. Ketika manajer melakukan fungsi pengendalian, mereka melihat apakah rencana dan tujuan yang dilaksanakan telah tercapai. Jika penyimpangan signifikan dapat diidentifikasi, tindakan korektif pun dapat diambil. Tanpa perencanaan, tidak ada tujuan untuk mengukur atau mengevaluasi upaya kerja.

Tulisan ini dikutip dari buku “Dasar-Dasar Manajemen” oleh Bob Foster dan Iwan Sidharta Pada tahun 2019 (Cetakan ke 2) yang diterbitkan oleh Diandra Kreatif. (*)

*Reporter: Mujahidah /Editor: Murni