Diskusi publik HMJ Pendidikan Keolahragaan membahas minat mahasiswa berorganisasi, (Foto-Ist).

PROFESI-UNM.COM – Chester I. Barnard dalam Nawawi (2009: 220) menekankan, komunikasi menempati posisi sentral dalam organisasi, sebab struktur organisasi, perluasan organisasi dan lingkup organisasi ditentukan oleh teknik komunikasi. Pandangan kaum ilmuwan komunikasi menganggap komunikasi sebagai kekuatan dominan di dalam kehidupan organisasi.

Komunikasi merupakan inti organisasi. Tanpa komunikasi tidak akan terdapat aktivitas organisasi. Bahkan di beberapa literatur perilaku organisasi memandang komunikasi sebagai bagian dari proses dalam organisasi. Di dalam proses organisasi yang terpenting adalah kemampuan manajer dalam berkomunikasi terutama untuk mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.

Secara konvensional budaya organisasi menurut Seregar dan Rondang Pasaribu (2000: 29) dikomunikasikan lewat berbagai media. Sebagian menggunakan komunikasi lisan, sebagian lagi menggunakan komunikasi tertulis. Media yang menggunakan komunikasi lisan misalnya pertemuan tatap muka, latihan, contoh tindakan langsung (seperti kebiasaan kegiatan olahraga, dan acara ulang tahun), atau percakapan tak resmi. Adapun media yang menggunakan komunikasi tertulis seperti media cetak (baik buku sejarah perusahaan, buku tahunan, maupun buku pedoman kerja), poster atau surat edaran.

Setiap cara berkomunikasi tentu memiliki kelebihan dan kekurangan. Apabila budaya perusahaan sebagai informasi dikomunikasikan secara lisan, ada kemungkinan sejumlah hal terlupakan. Faktor keseriusan penerima informasi, gangguan yang mungkin timbul ketika komunikasi berlangsung, cara penyampaian atau kemampuan menerima informasi, bisa berpengaruh terhadap seberapa banyak informasi lisan itu berhasil diserap dan dipahami.

Lagi pula ketika informasi lisan disampaikan, apakah itu lewat perbincangan tatap muka, baik formal maupun informal, sering perincian terlewatkan. Padahal dalam banyak kasus perincian itu cukup menentukan apakah makna dari informasi yang disampaikan dapat dipahami secara utuh.

Persoalan muncul pula jika jumlah anggota oraganisasi cukup besar, tentunya manajer cukup berat apabila harus menjelaskan sekaligus semua hal yang berkaitan dengan budaya organisasi. Begitu pula kalau penanaman budaya organisasi itu disampaikan lewat contoh langsung atau lewat percakapan informal. Untuk mencapai efektivitas dan efisien bagaimanakah seorang manajer harus menggunakan media komunikasi budaya sesuai dengan kebutuhannya.

Sebaliknya seandainya anggota organisasi cukup besar yang mempunyai wilayah kerja di lokasi daerah yang berbeda, menghimpun anggota organisasi dalam suatu pertemuan bukanlah hal yang mudah. Begitu pula jika organisasi bekerja di tengah kelompok masyarakat tertentu, tersebar di berbagaj tempat, dan masing-masing memiliki karakteristik yang jauh berbeda. Nilai-nilai budaya organisasi jika disampaikan tertulis kemungkinan nilai-nilai tersebut akan dikenal, dibaca, dipelajari, sehingga akan tinggal lebih lama dibenak anggota perusahaan, termasuk kelompok masyarakat binaan. Lewat tulisan, pembaca dimungkinkan menyerap informasi lebih menyeluruh.

Ada kesempatan bagi pembaca untuk mempertimbangkan secara kritis, apa makna informasi yang sedang dibaca. Proses semacam ini menyebabkan penghayatan anggota atas makna informasi tersebut secara lebih mendalam. Di samping media komunikasi budaya diperlukan sesuai dengan kebutuhan, juga memerlukan atas upaya pemahaman dan kesadaran atas makna budaya organisasi. Karena bukan berarti mengkomunikasikan budaya organisasi secara tertulis tidak menghadapi kendala. Edaran tertulis, misalnya, sering hanya dibaca sekali. Setelah itu, edaran berubah fungsi menjadi selembar kertas yang tersimpan rapi di dalam arsip, bahkan tertuang sama sekali. Dengan kata lain, ketika edaran tertulis diterima atau dibaca, budaya organisasi yang dikomunikasikan lewat edaran tertulis itu memang bisa dipahami. Namun begitu edaran tertulis itu tersimpan atau terbuang, lama-kelamaan isinya pun terlupakan.

Kendala pokok yang muncul ketika menggunakan media tersebut sesungguhnya bukan terletak apakah budaya organisasi dikomunikasikan secara lisan atau tertulis, melainkan pada cara penyampaian yang pada dasarnya bersifat instruksional dan formal lazim diterapkan pada pertemuan tatap muka, seperti rapat dan latihan. Begitu pula penyampaian yang menggunakan media tertulis, seperti lewat buku dan surat edaran.

Karena bersifat instruksional dan formal, penyampaian terasa lebih kaku sehingga potensial membangkitkan penolakan dalam diri anggota. Ada hambatan psikologis tumbuh di dalam diri anggota karena merasa dipaksa menerima sejumlah nilai baru.

Karena itu, yang penting diperhatikan dalam upaya mengomunikasikan budaya perusahaan adalah bagaimana mengomunikasikan budaya perusahaan itu secara efektif, apa saja yang perlu dikomunikasikan, dan kapan sebaiknya budaya perusahaan itu dikomunikasikan.

Tulisan ini dikutip dari buku “Budaya Organisasi Kepemimpinan dan Kinerja karya Ismail Nawawi Uha halaman 91-94. Diterbitkan oleh Prenamedia Group tahun 2015. (*)

*Reporter: Annisa Puteri Iriani