Buku "Dinamika Komunikasi Organisasi di Perguruan Tinggi" yang ditulis oleh Ida Suryani Wijaya yang diterbitkan oleh Uwais Inspirasi Indonesia. (Foto: Int.)

PROFESI-UNM.COM – Dinamika berarti bergerak, sedangkan organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi selalu bergerak, tumbuh dan berkembang untuk mempertahankan eksistensinya. Memandang organisasi sebagai organisme yang dinamis berarti memandang organisasi tidak hanya dari segi bentuk dan wujudnya, tetapi juga melihat organisasi itu dari segi isinya.

Isi dari organisasi ialah sekelompok orang-orang yang melakukan kegiatan di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat berlangsung secara formal, dan secara non formal. Hubungan formal adalah hubungan-hubungan yang mengikuti pola yang ada dalam organisasi. Hubungan informal adalah hubungan-hubungan yang terjadi dalam organisasi yang tidak terikat oleh struktur organisasi, dan tidak terikat oleh aturan-aturan yang ditetapkan dalam organisasi.

Interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat terjadi antara atasan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, antara bawahan dengan bawahan, antara atasan dengan atasan. Dengan kata lain interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat terjadi secara vertikal, horizontal, maupun diagonal. Baik buruknya organisasi sangat ditentukan oleh keserasian interaksi, kemampuan dan hubungan kerja yang terjadi di dalam organisasi.

Dalam berkomunikasi terdapat hambatan yang dapat mengganggu penyampaian pesan dalam organisasi, hambatan-hambatan tersebut dibagi menjadi tiga yaitu hambatan teknis, hambatan semantik, dan hambatan perilaku.
Pertama, gambatan yang bersifat teknis adalah hambatan yang disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kurangnya sarana dan peranan yang diperlukan dalam proses komunikasi, penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak sesuai, dan kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya proses komunikasi.
Kedua, hambatan yang bersifat semantik. Hambatan semantik adalah hambatan yang disebabkan kesalahan dalam menafsirkan, kesalahan dalam memberikan pengertian terhadap bahasa (kata-kata, kalimat, kode-kode) yang dipergunakan dalam proses komunikasi. Ketiga hambatan perilaku atau disebut juga hambatan kemanusiaan, hambatan ini disebabkan berbagai bentuk sikap atau perilaku, baik dari komunikator maupun komunikan.

Secara umum, komunikasi dinilai apabila efektif pesan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh komunikator dapat diterima dan dipahami oleh komunikan. Ada lima hal yang dapat dijadikan ukuran bagi komunikasi yang efektif, yaitu:

  1. Pemahaman
    Pemahaman adalah penerimaan yang cermat atas kandungan pesan seperti yang dimaksudkan oleh komunikator. Dalam hal ini, komunikator dikatakan efektif bila penerima memperoleh pemahaman yang cermat atas apa yang disampaikannya. Dalam komunikasi organisasi, salah satu hasil terpenting yang diharapkan adalah pemahaman pesan secara cermat.
  2. Kesenangan
    Tidak semua komunikasi bertujuan untuk menyampaikan informasi dan membentuk pengertian, adapula komunikasi yang lazim disebut komunikasi fatis (phatic communication) yang dimaksudkan untuk
    menimbulkan kesenangan. Komunikasi inilah yang menjadikan hubungan antara anggota organisasi menjadi hangat, akrab, dan menyenangkan.
  3. Mempengaruhi sikap
    Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain, dan berusaha agar orang lain memahami ucapan kita. Mempengaruhi sikap penting dalam sebuah organisasi.
  4. Memperbaiki hubungan
    Selain mempersiapkan kata-kata yang tepat untuk menyampaikan pesan, juga diperlukan hubungan yang baik antara komunikator dengan komunikan, ini karena keefektifan komunikasi secara keseluruhan masih memerlukan suasana psikologis yang positif dan penuh kepercayaan.
  5. Tindakan
    Mendorong orang lain untuk melakukan tindakan yang sesuai
    dengan yang kita inginkan, Komunikator selalu menginginkan agar komunikan melakukan apa yang diungkapkannya. Untuk menimbulkan tindakan, kita harus berhasil terlebih dahulu menanamkan pengertian, membentuk dan mengubah sikap atau menumbuhkan hubungan yang baik.

Tulisan ini dikutip dari buku yang berjudul “Dinamika Komunikasi Organisasi di Perguruan Tinggi” yang ditulis oleh Ida Suryani Wijaya yang diterbitkan oleh Uwais Inspirasi Indonesia. (*)

Reporter: Agatoni Buttang